LabSisPRO, laboratuvarların ve burada bulunan cihazların, veri entegrasyon yöntemiyle çalışmasını sağlayan, tanımlama, istek, onay, sonuç, raporlama, istatistiksel çalışma işlemlerini gerçekleştiren yazılımdır. LabSisPRO araştırma, geliştirme, kimya, biyoloji ve maden alanlarında seri üretim gibi konularda çözümler sunmaktadır.
LabSisPRO’ın sahip olduğu işlevleriyle laboratuvarı tüm yönleriyle etkileyen oldukça etkili bir araç olmuştur. Diğer laboratuvar cihazlarının gördüğü işlevlerden farklı olarak laboratuvar kalitesine katkısı oldukça fazladır. LabSisPRO’ın Kalite Yönetim Sistemine katkıları arasında artan verimlilik ve güvenilirlik, üretkenlik, personelden optimum ölçüde yararlanılması, kalite yönetim sisteminin uygulanması, kaynakların daha iyi kullanımı, hızlı karar verme ve raporlama gibi konular bulunmaktadır. Sistem web tabanlı çalışmaktadır. Bu sayede istenilen zaman ve yerden laboratuvar bilgilerine ve sonuçlarına ulaşma imkânı vermektedir.
Cihaz Bilgileri, Kullanım Kılavuzları, Cihaz Bakım ve Kalibrasyon Planlamaları ve dokümanları sistem tarafından takip edilerek zamanı gelen planlamalar admin ve yetkili kullanıcılara bilgi ve uyarı vermektedir.
- NUMUNE KABUL, HAZIRLAMA, İZLEME ve YERİNDE NUMUNE ALMA
- Numune kabul
- Yetkili kabul personeli tarafından numune alım formu doldurulması.
- Numune analiz aşaması için parametre ve paket seçimleri.
- Numune tartımı (Hassas terazinin bilgisayar bağlantısı var ise oto veri çekimi)
- Numune sınıflarına bağlı olarak Numune Kodu takibi
- Numuneye bağlı dosya ve fotoğraflar
- Yerinde numune alma işlemleri
- Numune Hazırlama
- Kabulü yapılan numune için çalışılacak parametreler hazırlama içeriyor ise otomatik olarak hazırlama sürecine geçiş.
- Yetkili personele göre bilgilendirme
- Yapılan işlemlerin kayıt altına alınması
- Görevlendirme
- Çalışılacak parametreler için laboratuvar yetkilisi tarafından ilgili personeli görevlendirme ya da yetkinliğe göre sistem tarafından otomatik görevlendirme
- Analiz
- Laborantlara çalışacağı parametre ve numune bilgilerinin görev ataması olarak iletilmesi ve sadece yetkisi olan bilgilere erişimi.
- Hesaplanacak parametrelerin bilgisayar girişleri uygun ise otomatik veri çekimi veya laborant tarafından girişlerinin yapılması
- Tanımlanan formüllere göre Hesapla-Kaydet butonuna basarak sonuçların hesaplanması ve kaydedilmesi
- Ham veri kayıt defteri tutulması ve raporlanması
- Kontrol ve Onay
- Analiz işlemleri bitiminde kontrol ve onay kullanıcılarına otomatik olarak geçiş yapılarak sistem üzerinden onaylanması sağlanmaktadır.
- Hatalı analiz sonucu giriş ya da kabulle ilgili problem olduğunda süreci geriye doğru yollayarak hatanın yapıldığı aşamaya geri gönderme.
- Tüm süreçlerde yapılan geçişlerde iletilmek istenen notların girişi yapılarak sonraki kullanıcılara aktarılabilir
- Analiz tekrarı yapılması durumunda ya da hatalı bir işlem olduğu düşünüldüğünde revizyon numune tanımı yapılabilmektedir.
- Rapor sonuç için bilgilendirme yetkisi verilmesi
- Görevlendirme
- SÜREÇ YÖNETİMİ
- Laboratuvar Süreç Yönetimi
- Numune kabul, hazırlama, analiz, onay ve rapor sürecinizi sistem üzerinden otomatik olarak takip edebileceğiniz ve laboratuvar içindeki tüm işlerinizi gözlemlemenizi sağlar.
- Faaliyet kapsamınız gereği numune cinslerini tanımlayabilir ve numunelerinizi sürece dahil edebilirsiniz.
- Laboratuvar Süreç Yönetimi
- FORMÜL ve REÇETE HAZIRLAMA
LabSisPRO; Tartım, reçete hazırlama ve karışımların standartlar halinde bir sistem özelinde tutarak, formüllerin sistem içerisinde otomatik olarak hesaplamaları yerine getirdiği bir özelliğimizdir. Loccad Systems, formülasyon sistemlerinde kullanıcılara ekonomik, esnek ve teknolojik çözümler sunmaktadır. Sistem merkezi bir server üzerinden hazırlanan reçeteler otomatik, manuel ve hibrit çalışma şekli ile uygulanıp raporlanabilir.
Kullanıcı bazında konfigüre edilebilen yapısı sayesinde ihtiyaçlara tam olarak cevap verir. Formülasyon sistemlerimiz tekstil boyahaneleri, maden, ilaç, genetik ve su gibi çeşitli sektörlerde kullanılmaktadır.
- GÖREV PLANLAMA
- Süreç hareketleri ve planlanmış kontroller sonucunda otomatik yetkili kullanıcılara görev bildirimleri yapar
- Görev yönetimi sistemleri online olarak yürütüldüğü için her yerden ve istenildiği zamanda görevlere ulaşım sağlanabilir.
- Önceliklendirilmesi gereken işler, tek bir sistemde net bir şekilde görülebilir. Görev yönetimi yazılımlarında, görev takibi, son teslim tarihi, aciliyet ve zaman gibi kavramların takibi yapılabilir.
- Genel olarak şirketteki etkileşim ve iletişim artar.
- Kimin hangi görevi yaptığı ve ne kadar yaptığı açık bir şekilde görülebilir. Bu kapsamda, raporlar yapılırken görev yönetim sistemine bakılması oldukça yardımcı olacaktır. “En çok ve en az görev yapan kim?”, “En uzun ve kısa sürede görevlerini bitirenler kimler?” gibi sorular hakkında bireysel performans raporları oluşturulabilir. Görev yönetimi yazılımı, insan kaynakları yönetimi departmanındaki bireysel performans sistemlerine büyük katkı sağlar. Yazılımdan çalışanların performansına göre İKY departmanı çeşitli ödüllendirmeler yapabilir.
- Dijital pazarlama konusuna katkıda bulunabilir.
- İş yükü detaylı bir şekilde görülebilir.
- ARŞİVLEME/İMHA ETME
- Herbelge,türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arşivlenir.
- Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır. Elektronik ortamdaki bir belgenin kurum içinde ve/veya kurumlar arasındaki dolaşım süresi çok kısalacağından, işlem süreleri azalır ve normalde günlerce sürebilecek işlemler, birkaç dakika içinde sonuçlanır.
- Bilgiye erişmek isteyen veya bu işle görevlendirilen kişi, yetkili olması koşulu ile istediği belgeye, bilgisayardan yada mobil olarak erişebilir. Yetkisi çerçevesinde belgeyi sadece inceleyebilir veya belge üzerinde işlem yapabilir.
- Belgeler ağ veya intranet üzerinden kurum içinde ve internet üzerinden de kurum dışında istenilen kişilere kolayca ve anında gönderilebilir,
- Taranan belgeler üzerinde yapılacak değişiklikler, belgenin aslını etkilemez. Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.
- İş yapma süresi iyileşir ve karar verme süreci hız kazanır.
- Maliyetlerin düşmesi ve bireysel üretkenliğin artmasının yanı sıra, müşteriye verilen hizmetin niteliği yükselir ve müşteri memnuniyeti sağlanır.
- Belge yönetim sistemi kullanımı sayesinde arşiv alanında yüzde doksan oranında tasarruf sağlandığını göstermektedir.
- STOK TAKİBİ
Laboratuvar stoklarında hangi malzemelerin ve hangi malzemeden hangi miktarda bulunduğunun bilinmesi için envanter kaydı yapılması gerekmektedir. Envanter kaydı, mevcut bütün malzemelere ilişkin ayrıntıları içeren kayıtların bulunduğu bir veri tabanıdır. Envanter kaydı sisteminin kurulmasında ilk adım, Stok Kartlarının tasarlanması ve kullanılmasıdır (basılı veya elektronik formda).
- Stoktaki malzemenin adı
- Sipariş tarihi ve miktarı
- Malzemenin alındığı tarih
- Alındığı miktar
- Parti numarası
- Son kullanma tarihi
- Malzemenin hizmete açıldığı tarih
- Kullanılan malzemelerin miktarı
- Stok bakiyesi
Etkin bir stok yönetimi sağlanabilmesi için tüm malzemeler kullanım amacı, malzemenin özellikleri (kit, kimyasallar, kalibratör, laboratuvar ve kırtasiye sarf malzemeleri gibi) gruplandırılarak depolanır.Sayım süreci tamamlanan malzemeler laboratuvar tarafından incelenerek uygunlukları onaylanır. Onaylanan malzemelerin miktar, son kullanma tarihi, lot numarası gibi bilgileri hastanenin Laboratuvar Birimi yetkilileri tarafından LabSisPRO sistemine kaydedilir ve alımı yapılan malzeme laboratuvar ana deposuna kabul edilir. Laboratuvarın gereksinimi olan malzemeler ilgili birimler tarafından ana depodan temin edilir. Bunun için LabSisPRO sisteminin malzeme ekranları üzerinden Laboratuvar ana deposuna girilir. Buradan günlük işlemler başlığı seçilerek malzeme istek ekranı açılır. Açılan ekrandan istenilen malzemenin bulunduğu ana depo (ambar) seçilir, gelen ekrandan ilgili malzemeler işaretlenip istek miktarları yazılarak ilgili birimine laboratuvarın istek listesi sistem üzerinden bildirilir.
İstek ilgili birimi yetkilileri tarafından laboratuvarın tüketim hızları, stok durumu vb. değerlendirilerek onaylanır ve sistem üzerinden ilgili LabSisPRO’a bildirilir. LabSisPRO sistemde onayı gördükten sonra malzemenin sistem üzerinden kendi deposuna kabulünü yapar ve malzemenin fiziken de deposuna alınmasını sağlar.
- ARIZA ve BAKIM-ONARIM TAKİBİ
- Bakım Takibi;
Laboratuvarda bulunan tüm ekipmanların bakım ve kalibrasyon yöntemleri belirlendi. Koruyucu bakım programı ile de bu işlemlerin düzenli aralıklarla gerçekleştirilmesi sağlanacak.
- Bakım planı takibi yapılabilecektir.
- Bakım ve kalibrasyon yöntemlerinin belirlenmesi ve takibinin yapılabilmesi
- Yeni bir ekipman kullanılmaya başlandığında bu ekipman için bakım ve kalibrasyon yöntemi geliştirilmeli ve bakım programına dahil edilecektir.
b) Arıza Takibi;
Herhangi bir ekipman arızalandığında ekipmanın dezenfeksiyonundan laboratuvardan çıkarılmasına ve uygun şekilde onaylandıktan sonra laboratuvara geri getirilmesine kadar izlenecek tüm süreçleri içinde bulunduran bir sistemdir. Bu süreçler şu özellikler vardır;
- Ekipmanın bozulduğunun tespit edilmesini takiben kullanılmasını önlemek amacıyla derhâl ve açık bir şekilde arızalı olarak etiketlenmesine yönelik süreçler. Bu etikette ayrıca ekipmanın dezenfekte edilip edilmediği de yer almalıdır.
- Ekipmanın nakledilmesi gerektiğinde, ekipmana daha fazla zarar verilmemesi için uygun ambalajlama yönteminin belirlenmesi
- Bozuk ekipmanın bakımına ilişkin prosedürlerin açıklandığı süreçler doğrultusunda uygun onarımın yapılmasına yönelik prosedür (onarımların ekipman dosyalarında kaydedilmesine yönelik prosedür de dâhil olmak üzere).
- Ekipman, onarım sonrasında yeniden kullanılmaya başlandığında izlenmesi gereken prosedür: ekipmanın önceden belirlenen performans şartlarını yerine getirebileceğinin ve doğru ve yüksek kaliteli sonuçlar verebileceğinin onaylanması için sistem içerisinden geçmişe dönük ekipman verilerinin karşılaştırılması yapılabilmektedir.
- VERİMLİLİK ve PERFORMANS DEĞERLENDİRME
- Personel Performans Değerlendirmesi
Laboratuvardaki bütün çalışanların performansı düzenli olarak değerlendirilerek herkesin beklentiler doğrultusunda performans gösterdiği teyit edilmeli ve kayıt altına alınmalıdır. Böylece potansiyel sorunlar erken bir safhada tespit edilerek ileride daha büyük sorunların çıkması önlenir. LabSisPRO sistemi ile sistem içerisinde kişisel ya da departman bazında performans değerlendirmesi yapabilir sistemde haftalık, aylı ve yıllık olarak kaç numune alındı. Bu numuneler hangi birimlere ait. Bu numunlerin kaç tanesinde tekrarlı analiz yapıldı gibi çeşitli sorgulama ekranlarından sistem üzerinden rapor üretebilir ve bunu standart olarak mail ile bilgilendirme alabilirsiniz.
- Cihaz Performans Değerlendirmesi
Laboratuvardaki bütün cihazların performansı düzenli olarak değerlendirilerek herkesin beklentiler doğrultusunda performans gösterdiği teyit edilmeli ve kayıt altına alınmalıdır. Böylece potansiyel sorunlar erken bir safhada tespit edilerek ileride daha büyük sorunların çıkması önlenir. LabSisPRO sistemi ile cihazların haftalık, aylık ve yıllık olarak kaç tane numune analizinin gerçekleştirildiği, bu çalışmalar neticesinden kaçıncı periyotta cihaz arızası ve bakım çalışmalarının yapılması gerektiği. Bunlara bağlı olarak önceden sistem arızalarının ve bakımların ilgili birim çalışanlarına mail ile geri dönüş yaparak sistemin sürekliliğini sağlamaktadır.
- KALİTE KONTROL
KYS sürecinde oluşturulan prosedür, tanım ve diğer dokümanları sistem içinden takibini sağlar. Yapılan değişiklikler doğrultusunda bağlı değişecek dokümanların ilgili personele bilgi ve uyarı verir. Kontrol ve onay süreçlerini takip eder. Revizyon dokümanların aktif ve arşiv bilgilerini tutmaktadır KYS kurulum ve uygulama faaliyetlerimiz;
- Eğitim
- Süreç tanımı ve doküman uygulaması
- Sistemin denenmesi / pilot uygulama
- Düzeltme ve aksaklıkların giderilmesi
- İç denetim
- Belge alma
- Sürdürülebilir iyileşme
- DÜZENLEYİCİ ve ÖNLEYİCİ FAALİYETLER
Kalite Yönetim Sistemi faaliyetleri sırasında uygunsuzluğa yol açan ana nedenleri belirlemek, bu nedenleri ortadan kaldırmak için düzeltici faaliyetleri planlamak, uygulamak, yürütmek ve kontrol etmek, hataya yol açan konuların ortadan kaldırılması ile muhtemel uygunsuzlukların önlenmesi için yapılacak önleyici faaliyetler konularında bir sistem bütünlüğü sağlamak, Firma içinde veya müşterilerden gelen şikayetlerin araştırılması ve tekrarının önlenmesi için tedbirler alma konusunda yöntem ve sorumluları belirlemektir. Bu faaliyetleri uygulamak için,
- Müşterilerden gelen talep ve şikayetler
- İç Denetimler sonrasında
- İstatistiksel çalışma sonuçlarında gözlenen devam eden aksaklıklarda,
- Hizmete yönelik kontroller sonuçlarında,
- Tedarikçi ve bunlara ait performans raporları sonucunda,
- Sistemde oluşan herhangi bir aksaklık durumunda
Bu göstergeler doğrultusunda düzeltici önleyici faaliyetlerin planlanması, düzeltici önleyici faaliyet konusunun tanımının yapılması, gerekli düzeltme çalışmalarının belirlenmesi, acilen uygulamaya alınması, takip ve sonuçlandırma işlemleri Düzeltici Önleyici Faaliyet Formu ile gerçekleştirilir.
- MALİYET ANALİZLERİ
Laboratuvardaki tüm malzemelerin uygun şekilde korunması ve sistemli bir şekilde depolanması gerekir. Bu, malzeme ve dokümanların zarar görmesini engellerken aynı zamanda iş ve maliyet etkinliği de iyileştirir. Her bir malzemenin nerede depolandığını ve bu sistemlerin reçete ve formüllere göre birim maliyet analizini genel olarak gösteren LabSisPRO sisteminin kullanılmasıyla kolayca sistem üzerinden bilgilere ve raporlara ulaşılabilmektedir.
- İşçilik Giderlerinin Hesaplanması
- Kimyasal malzemelerin giderlerinin hesaplanması
- Cihaz amortismanı, Bakım-Onarım ile sarf malzeme giderleri
- Cihazların kullanıldığı yıllık toplam sürenin belirlenmesi
- Cihaza ait sarf malzeme giderlerinin hesaplanması
- İşlemin maliyet unsurlarının konsolide edilmesi
- İstatistiki verilerin karşılaştırılması ve sonuçların değerlendirilmesi
- İSTATİSTİKLER
Laboratuvar sürecinize kayıtlı parametre, analiz, kurum, fiyat ve personel bazlı istatistik ve raporların çekilmesi ve performans-verimlilik analizlerinin yapılması. Laboratuvar ihtiyaçlarına göre kuruma özel istatistik düzenlenmektedir.
- Cihaz İstatistikleri
- Personel İstatistikleri
- Kurum İstatistikleri
- İstatistiki Kalite Kontrol
- Lotlar arası varyasyon
- QA/QC Kontrolü
- Grade Kotrolü
- SMS, E-POSTA ve BARCODE/QR CODE DESTEĞİ
- LOG VE KULLANICI YÖNETİMİ
- TEKLİF, MÜŞTERİ YÖNETİMİ ve FATURALAMA
- LABORATUVAR CİHAZLARI İLE ENTEGRASYON
- MOBİL UYGULAMA
- KURUMSAL ÖZEL RAPORLAR
